Karel Telefon Aktarma Nasıl Yapılır?
Ofis içi iletişimin kalbi olan santral sistemlerinde, dışarıdan gelen bir çağrıyı doğru kişiye veya departmana bağlamak en temel görevdir. Özellikle yoğun iş temposunda, müşterileri hatta bekletmeden doğru birime ulaştırmak şirket prestiji açısından büyük önem taşır.
Karel santral ürünlerinde, farklı kapasitelerdeki ofislerin ihtiyaçlarına uygun pek çok özellik mevcuttur. Bu makalemizde; gelen çağrılarınızı doğru departmanlara nasıl yönlendireceğinizi, başka dahiliye aktarma adımlarını ve hangi arıza durumlarında santral aktarma işleminizin başarısız olabileceğini detaylıca inceleyeceğiz.
Eğer Karel telefon aktarma nasıl yapılır diye merak ediyorsanız cevap oldukça basittir; ofis telefonu aktarma işlemi tüm Karel Santral modellerinde pasif ve standart bir özelliktir. Bu işlemi gerçekleştirmek için sisteme herhangi bir karmaşık ayar girmenize veya özel bir programlama yapmanıza gerek yoktur. Bu nedenle Karel telefon aktarma işlemi oldukça basit bir süreçtir.
Adım Adım Karel Telefon Aktarma Nasıl Yapılır?
İç hat yönlendirme işlemini masaüstü telefonunuzdan saniyeler içinde, sorunsuz bir şekilde gerçekleştirmek için şu adımları izlemeniz yeterlidir:
- Çağrıyı Beklemeye Alın: Dışarıdan çağrı geldiğinde ve telefonu cevapladıktan sonra, görüşme esnasında tuş takımınızdaki # (Kare) tuşuna, Flash tuşuna veya mevcut ise HOLD tuşuna basın.
- Dahili Numarayı Tuşlayın: Çağrı müziğe (beklemeye) alındıktan sonra, çağrıyı hangi dahili numaraya aktarmak istiyorsanız o numarayı (Örn: 112) tuşlayın.
- Görüşmeyi Sonlandırın (Bağlayın): Karşı taraf telefonu cevapladıktan sonra ona arayan kişi hakkında bilgi verebilirsiniz. Görüşmeyi bağlamaya karar verdiğiniz an telefonu kapatmanız yeterlidir.
- Telefonu kapattıktan sonra çağrınız herhangi bir ekstra tuşa basmanıza gerek kalmadan otomatik bir şekilde aradığınız dahili telefona bağlanacaktır.
(Not: Eğer kullandığınız telefon masaüstü değilse, bu işlemler için “Telsiz Telefonlarda Aktarma Nasıl Yapılır?” başlıklı yazımıza da göz atabilirsiniz.)
Başka Dahiliye Aktarma İşlemi İptali (Geri Dönüş)
Aktarma işlemine başladınız ancak aktarmaktan vazgeçtiniz veya aradığınız departman meşgul çalıyor. Görüşmeyi tamamen sonlandırmadan arayan kişiye (müşteriye) geri dönmek isteyebilirsiniz.
Bunun için ahizeyi kesinlikle kapatmayın. Tekrar # (Kare) tuşuna, (Flash) tuşuna veya HOLD tuşuna basarak aktarma işlemini anında iptal edebilir ve hatta bekleyen arayan kişiye doğrudan geri dönebilirsiniz.
Örneğin; İkitelli ofisinizde çalan bir telefonu Bakırköy bayinize aktarmak istediniz. Çalan hattı # tuşuna basarak beklettiniz ve Bakırköy’ün dahilisini tuşladınız. Karşı taraf açmazsa tekrar # tuşuna basarak müşteriyi geri alabilirsiniz.
Sekreter Telefon Aktarma ve Konsol Kullanımı
Özellikle şirketlerin resepsiyonlarında yoğun çağrı trafiğini yöneten personeller için sekreter telefon aktarma işlemleri gün boyunca sıkça tekrarlanır. Karel sekreter konsollarında (operatör telefonları) doğrudan departman veya kişi isimlerinin yazılı olduğu kısa yol tuşları bulunur. Sekreterler, # (kare) tuşlamasına gerek kalmadan sadece ilgili kişinin kısa yol tuşuna basıp ahizeyi kapatarak çağrıları saniyeler içinde ilgili yerlere aktarabilirler.
Telefon Aktarma Yapamıyorum, Sebebi Nedir?
Yukarıdaki doğru adımları uyguladığınız halde Karel santralinizde aktarma veya iç hat yönlendirme yapamıyorsanız, sisteminizde veya donanımınızda bir sorun olabilir. Bunun temel sebepleri şunlardır:
- Telefon Arızası: Öncelikle masaüstü telefonunuzun kare, flash veya hold tuşlarında fiziksel bir bozulma olup olmadığını kontrol edin. Hattınıza çalıştığından emin olduğunuz başka bir telefon takarak aktarma yapmayı deneyin.
- Aktarma Yetkisi: Başka cihazla da aktarma yapamıyorsanız, santral programlamasında “aktarma yetkiniz” kapatılmış olabilir. Bu yetkinin açılması için sistem yöneticiniz ile görüşün.
- Anakart Arızası: Tüm yetkileriniz tam ve telefonunuz sağlam olduğu halde çağrı yönlendiremiyorsanız, Karel santral ürününüzün anakartında veya abone kartlarında arıza meydana gelmiş olabilir.
Böyle bir arıza durumunda iş akışınızın durmaması için, doğrudan Karel Santral servis ekibimiz ile iletişime geçerek yerinde müdahale için servis talebinde bulunabilirsiniz.
Çağrı Aktarma İşlemi Başarısız mı Oluyor?
Karel telefonlarınızda aktarma tuşlarına veya kodlarına doğru basmanıza rağmen çağrınız düşüyor, karşı tarafa geçmiyor veya hattan cızırtı geliyorsa; sorun tuşlamada değil, santralinizin iç hat programlamasında veya tesisatınızda olabilir. Müşterilerinizi hatta bekletmemek ve ofis içi iletişiminizi aksatmamak adına profesyonel destek almanız en doğrusudur. Özellikle yoğun iş temposuna sahip işletmeler ve ofisler için Bakırköy Karel santral servisi ekiplerimiz santral programlama ve hat arızalarına aynı gün kalıcı çözümler üretmektedir. Daha geniş plaza ve şirket yapılarının bulunduğu lokasyonlarda ise Beylikdüzü Karel santral servisi uzmanlarımız santralinizin tüm aktarma ayarlarını ve altyapısını yerinde, sorunsuz bir şekilde yeniden yapılandırmaktadır.
Bu bölgelerin dışında mısınız? Hiç endişe etmeyin. Alkan Telekom olarak İstanbul’un tüm ilçelerine gezici araçlarımızla aynı gün, yerinde Karel teknik servis hizmeti sunmaktayız. Hızlı destek için bize her zaman ulaşabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular (S.S.S.)
Karel santralde çağrıyı aktarmak için hangi tuşa basmalıyım?
Aktarma işlemi için görüşme esnasında telefonunuzdaki # (Kare), Flash veya Hold tuşlarından birine basmanız yeterlidir.
Aktardığım kişi telefonu açmazsa çağrı düşer mi?
Hayır, aktarma yaptığınız dahili numara cevap vermezse, belirli bir süre sonra santral çağrıyı otomatik olarak tekrar size (aktaran kişiye) geri döndürür.
Sekreter telefon aktarma işlemi standart telefonlardan farklı mı?
Mantık aynıdır ancak sekreter (operatör) telefonlarında bulunan ışıklı meşguliyet panosu ve doğrudan arama tuşları sayesinde aktarma işlemi çok daha hızlı ve tek tuşla yapılır.
Aktarmadan vazgeçip müşteriye nasıl geri dönerim?
Aktarma için tuşlama yaptıktan sonra vazgeçerseniz, telefonu kapatmadan tekrar # (Kare) veya Flash tuşuna basarak müşteriye geri dönebilirsiniz.
Telefonu kapatınca çağrı hattan tamamen kopuyor, neden?
Bu durum genellikle santralde telefonunuzun dahili aktarma yetkisinin kapalı olmasından veya telefon cihazınızın Flash süresinin santralle uyumsuzluğundan kaynaklanır.